Moni tapahtumanjärjestäjä avaa keskustelun avoimella ja ajankohtaisella kysymyksellä, tarvitsemmekohan tähän meidän tapahtumaan mobiilin sovelluksen. Jos asiaa katsotaan tilastojen kautta, niin tuskin. Tapahtumasovellus on meidän kokemuksemme mukaan käytössä noin yhdessä prosentissa kaikista tapahtumista.
Onko tässä kuitenkin juuri se mahdollisuus, joka yrityksen tai yhteisön on hyvä tunnistaa? Kannattaako teidän kuulua siihen ryhmään, joka kulkee kehityksen etujoukoissa?
Meillä tapahtumasovellusten tilausmäärät ovat kasvaneet merkittävästi viimeisen parin vuoden aikana. Hankintaperusteet vaihtelevat, mutta yhteisenä nimittäjinä näissä on tahto kehittää tapahtumaa ja palvella osallistujaa niin tiedon kuin vuorovaikutuksen osalta mahdollisimman kattavasti. Lisäksi helppous ja yksinkertaisuus toimivat aina; kun kaikki asiat ovat yhdessä paikassa, aikaa etsimiseen kuluu vähemmän.
Asioiden keskittäminen tarkoittaa myös tapahtuman järjestäjän kannalta ajansäästöä, kun esimerkiksi materiaalien jakamista ei tarvitse erikseen miettiä, vaan sen voi hoitaa sovelluksessa. Esimerkiksi tieteellisissä kongresseissa korostuvat abstraktien ja poster-materiaalien jakelu ja laajempi näkyvyys. Kutsuvierastilaisuuksissa informaation jakelun turvallisuus ja käyttäjätunnistus ovat taas avainroolissa. Sosiaalisen median näkyvyyden nosto ja vuorovaikutuksen lisääminen ovat perusasioita jo käytännössä kaikissa niissä tapahtumissa, joissa yleisö nähdään arvokkaana vaikuttajana ja osallistujana.
Olemme nyt yhdistäneet tapahtumanhallinnan ja sovellusgeneroinnin samaan järjestelmään. Tietojen tallennus yhteen kertaa riittää ja samat tiedot ovat julkaistavissa tapahtumasivulla, -kalenterissa ja sovelluksessa. Tämä tarkoittaa entistä ketterämpää tapahtumatietojen hallintaa, ylläpitoa ja modernin palvelun tarjoamista osallistujille.
Tietosuojan kannalta tietojen keskittäminen yhteen järjestelmään tarkoittaa myös keskitettyä osallistujatietojen ja käyttöoikeuksien hallinta, joka on aina parempi vaihtoehto, kuin tietojen liikuttelu (usein manuaalisten listojen avulla) useiden järjestelmien välillä. Tietojen hallinnan keskittäminen tarkoittaa myös kustannustehokkuutta rinnakkaisten järjestelmien poistumisesta johtuen.
Toki tapahtumasovellusten käytön yleistymiseen vaikuttaa myös hinta. Mobiilisovellukset mielletään usein kalliiksi investoinniksi yksittäistä tapahtumaa kohden. Tehokkaan teknisen alustan avulla olemme kuitenkin voineet tuottaa mobiilisovelluksia kustannustehokkaasti jo parin viimeisen vuoden ajan.
Tulemme mielellämme kertomaan enemmän!
Lue lisää Eventos tapahtumanhallinnasta osoitteessa https://eventos.fi
